巧用“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”實(shí)現(xiàn)Word表格中序號(hào)的自動(dòng)填充
在Excel 中填充序號(hào)是較為容易的，只需拖動(dòng)填充柄并配合快捷鍵的使用，在本刊2005 年第3 期雜志的《聰明用戶》欄目曾經(jīng)作過介紹。在Word 中沒有專門的工具實(shí)現(xiàn)這一操作。筆者嘗試使用“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”在Word 表格中進(jìn)行序號(hào)的自動(dòng)填充，比較方便。具體做法是：選中待填充單元格，然后打開“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，選擇“編號(hào)”選項(xiàng)卡，按序號(hào)的格式，合理設(shè)置編號(hào)格式后單擊確定按鈕，即可完成序號(hào)的填充。
在Word 中使用個(gè)性模板
打開Word 時(shí)會(huì)同時(shí)新建一個(gè)空白文檔，該文檔按文檔模板Normal 的格式設(shè)置。對(duì)于某一單位或個(gè)人而言，可能希望使用具有獨(dú)立風(fēng)格能夠體現(xiàn)個(gè)性的文檔模板，如帶有單位或個(gè)人標(biāo)志、圖片背景、特定的頁(yè)眉頁(yè)腳等，每次打開Word時(shí)按該文檔模板新建空白文檔。經(jīng)過以下幾個(gè)步驟，您就可以創(chuàng)建一個(gè)個(gè)性化文檔模板：
1.在打開的空白文檔中按照需要進(jìn)行個(gè)性化的格式設(shè)置；
2.將該文檔保存為文檔模板，可暫命名為Normal_1；
3.關(guān)閉Word 程序，打開資源管理器，在路徑(不同操作系統(tǒng)路徑有所不同，下面為Windows XP 下的路徑)C:Documents and Settingsadministrator(或超級(jí)用戶名)Application DataMicrosoftTemplates(Application Data為隱藏文件夾)下將原模板Normal 刪除，并將新建的文檔模板Normal_1 重命名為Normal。這樣，當(dāng)再打開Word 時(shí)新建的空白文檔即具有自己的風(fēng)格了。使用Ctrl 鍵和鼠標(biāo)滾輪靈活調(diào)整頁(yè)面顯示比例在Word及Excel 中的“常用”工具欄下均有一個(gè)“顯示比例”下拉列表框，用于改變頁(yè)面的顯示比例，以便于瀏覽和編輯，但使用起來稍顯煩。比較簡(jiǎn)便的方法是按住Ctrl 鍵，同時(shí)滾動(dòng)鼠標(biāo)的滾輪，即可按一定級(jí)差(在Word 中為10%，在Excel中為15%)改變顯示比例，靈活方便。在Excel 中使用Ctrl 鍵實(shí)現(xiàn)序號(hào)的快速填充在Excel 中輸入序列號(hào)1、2、3、......的常規(guī)方法是：先在頭兩個(gè)單元格中分別輸入1、2，然后選中這兩個(gè)單元格拖動(dòng)填充柄，此法稍顯麻煩。比較簡(jiǎn)便的方法是：在第1 個(gè)單元格中輸入1，然后按住Ctrl 鍵，同時(shí)拖動(dòng)填充柄即可。連續(xù)年份如2001、2002、......也可采用此法輸入。
在Excel 中進(jìn)行文本的“段落”格式設(shè)置
Excel 主要用于數(shù)據(jù)處理，但有時(shí)也需在Excel 中進(jìn)行文本編輯。Excel 的文本編輯功能遠(yuǎn)遜于Word。下面介紹在Excel 中進(jìn)行文本“段落”格式設(shè)置的方法。
1. 行距設(shè)置文：打開“單元格格式”對(duì)話框，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，打開垂直對(duì)齊下拉列表框，選擇分散對(duì)齊或兩端對(duì)齊，然后通過調(diào)整行高即可調(diào)整文本行距。選擇分散對(duì)齊或兩端對(duì)齊后即設(shè)置為自動(dòng)換行。
2 . 段前、段后間距設(shè)置： 使用Alt+Enter組合鍵形成段前、段后空行即可獲得段前、段后間距。
3. 縮進(jìn)：打開“單元格格式”對(duì)話框，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，調(diào)整微調(diào)器控件的值即可實(shí)現(xiàn)左縮進(jìn)；將輸入法提示條上全角和半角切換按鈕調(diào)整為全角方式并使用空格鍵可實(shí)現(xiàn)一定字符的首行縮進(jìn)。
在Excel中使用“條件格式”進(jìn)行文本的格式設(shè)置
在“條件格式”對(duì)話框中有“單元格數(shù)值”和“公式”兩項(xiàng)，多數(shù)人只將“單元格數(shù)值”項(xiàng)應(yīng)用到數(shù)字的格式設(shè)置，實(shí)際上“單元格數(shù)值”項(xiàng)亦可應(yīng)用到其他數(shù)據(jù)類型。例如，將B 列各單元格“市場(chǎng)部”3字設(shè)置為紅色，其步驟是：
1. 選定B 列；
2. 打開“條件格式”對(duì)話框，將條件設(shè)置為：“ 單元格數(shù)值”、“ 等于”、“=$B$3”，并將格式設(shè)置為字體紅色，單擊“確定”按鈕即可。
使用RANK()函數(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序
在圖4所示的學(xué)生成績(jī)單中，希望在不改變?cè)袑W(xué)號(hào)排列的情況下，按總分在名次列中標(biāo)出每個(gè)人的名次。類似的情況還有許多。這時(shí)可使用RANK()函數(shù)實(shí)現(xiàn)。
RANK()函數(shù)用來返回指定數(shù)字在一列數(shù)字中的排位。RANK()函數(shù)的格式為：
RANK(number，ref，order)
其中number為待排序的數(shù)字；ref為一列數(shù)字；order 用于指定排位的方式，如果為0 或忽略，降序；非零值，升序。
下面使用RANK()函數(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序。其步驟為：
(1 )在I 3 單元格中輸入“=RANK(H3，H3：H7)”；
(2)拖動(dòng)填充柄向下復(fù)制公式至I7 單元格中。在這里應(yīng)使用絕對(duì)引用$H$3：$H$7，用$H$3：$H$7 替換H3：H7 即可完成指定任務(wù)。
在Excel 中使用RAND()函數(shù)實(shí)現(xiàn)隨機(jī)選題
在計(jì)算機(jī)文化基礎(chǔ)教學(xué)中，一般使用《試題匯編》進(jìn)行訓(xùn)練和考核?！对囶}匯編》每單元同類型題20個(gè)，從每單元中抽出一題即可組成一套試卷。具體操作中，我們通過使用RAND()函數(shù)實(shí)現(xiàn)隨機(jī)選題并配合郵件合并為每名學(xué)生制作選題單，實(shí)現(xiàn)了題目選擇的隨機(jī)性，從而保證了考核質(zhì)量。對(duì)如何使用郵件合并在此不再贅述，下面只介紹使用RAND()函數(shù)實(shí)現(xiàn)隨機(jī)選題。
RAND()函數(shù)用于返回一個(gè)大于0且小于1的隨機(jī)數(shù)(帶有多位小數(shù))，而題目應(yīng)在1～20 之間。在使用時(shí)采取了如下方法：
(1)在C4單元格中輸入函數(shù)“=ROUNDUP(20*RAND()，0)”。
這里同時(shí)使用了兩個(gè)函數(shù)：RAND()和ROUNDUP()。20*RAND()用于產(chǎn)生一個(gè)大于0 且小于20的隨機(jī)數(shù)( 帶有多位小數(shù))。ROUNDUP()函數(shù)的格式為：
ROUNDUP(number，num_digits)
其功能是按參數(shù)num_digits 指定的位數(shù)對(duì)參數(shù)number 向上舍入。當(dāng)參數(shù)num_digits 為0 時(shí)，則將num_digits 向上舍入為整數(shù)。
在本文中，ROUNDUP(20*RAND()，0)用于將20*RAND()向上舍入為整數(shù)。
(2)拖動(dòng)填充柄填充到其單元格中，即實(shí)現(xiàn)了隨機(jī)選題。然后再在Word 中使用郵件合并即可為每一名學(xué)生制作選題單。